9 советов, чтобы сделать вашу деловую встречу успешной

Знаете ли вы, что одно еженедельное исполнительное собрание в компании потребляет до 300 тысяч часов в год? Это много времени, которое вы можете потратить на достижение положительных результатов в своем бизнесе.

Встречи по-прежнему очень необходимы для хорошего ведения бизнеса: они дают возможность разрешать внутренние конфликты, разрабатывать новые интересные идеи https://ej.by/news/companies/2021/07/01/luchshie-konferents-zaly-dlya-vashego-biznesa.html и повышать производительность.

В то время как ваша организация требует много усилий и времени, достижение успеха не должно превращаться в кошмар. Чтобы достичь идеальной деловой встречи, мы составили список рекомендаций, которые, несомненно, будут очень полезны при ее выполнении.

1. Определите количество участников

Первым шагом в подготовке деловой встречи является определение того, сколько людей будет вовлечено. Таким образом, Вы сможете получить более конкретную картину того, как будет происходить поток информации. Обратите внимание на каждого участника, чтобы заранее сообщить ему о проведении встречи.

Ларри Пейдж, один из основателей Google, рекомендует, чтобы на собрании было не более 10 человек. Чем меньше участников вызвано, тем быстрее графики каждого могут быть выровнены для реализации.

2. Сделайте вызов

Это может быть через внутреннее письмо, адресованное тем, кто участвует в деловой встрече, или приглашение по электронной почте компании. Формулировка должна быть теплой и формальной, делая акцент на дате, месте и времени встречи. Не забудьте подчеркнуть важность пунктуальности, ожидаемой от участников.

Кроме того, он добавляет немного больше информации об основных темах, которые будут рассмотрены, и подчеркивает важность участия каждого приглашенного участника в собрании для компании.

3. Выберите подходящий день и расписание

В то время как деловая встреча должна проводиться, когда компания считает это удобным, день и время могут влиять положительно или отрицательно. В отчете WhenIsGood, опубликованном в Inc, говорится, что вторник в 16: 00 — идеальное время для проведения совета. Судя по всему, понедельник-худший день.

Просто помните те встречи, которые вы имели или организовали по понедельникам первым делом. Как ты себя чувствовала? Самое меньшее, о чем вы хотели думать в предыдущее воскресенье днем, это то, что на другой день Вы должны были проснуться очень рано и записаться, чтобы не опоздать или без необходимой подготовки. Конечно, это было напряженное время. Избегайте этого для членов вашей команды!

Расписание играет очень важную роль в поведении участников. Если вы определяете время входа или выхода, существует риск того, что вы не сможете удобно воспользоваться встречей или не сможете создать атмосферу энтузиазма, которую вы хотите.

4. Определите цели совещания

Чтобы успешно выполнить этот шаг, важно подумать о том, чего вы хотите достичь с помощью этой деловой встречи:

• Сообщить о некоторых важных аспектах компании
• Сбор стратегической информации
• Достижение договоренностей для принятия решений
• Расширить видение членов вашей команды и генерировать новые идеи

Какими бы ни были намерения, цели встреч могут быть разными. Если вы не планируете их заранее, сообщение, которое вы хотите передать, может прийти неправильно или отклониться от вопросов, не имеющих отношения к делу.

После того, как вы проясните свои идеи и определите основные цели деловой встречи, очень полезным инструментом, который вы можете использовать, является повестка дня контента, которую вы включаете в вызов. В нем они смогут провести мозговой штурм с каждой рассматриваемой темой и набрать наиболее актуальные моменты для обсуждения. Таким образом, вы можете иметь прекрасно проанализированные и под рукой предварительные данные, необходимые для вашего исследования темы и последующей аргументации.

5. выберите человека, который будет руководить собранием

Этот человек может быть вами, конечно. Но если вы хотите большую организацию, выберите другого участника, чтобы играть роль модератора в круге дебатов. Это поможет мозговому штурму не потерять фокус. У этого человека будет возможность восстановить внимание участников к главному моменту, не упуская из виду мнения остальных.

Этот фактор полезен для более эффективного контроля, когда существует слишком много важных тем, которые должны рассматриваться вне основной цели совещания.

6. Выберите место, где будет проходить встреча

Место проведения деловой встречи играет ключевую роль в взаимодействии обеих сторон (организатора и участников). Если у вас еще нет большого опыта в создании этих советов, лучше всего сделать ставку на нейтральное место.

Никогда не упускайте из виду серьезность тем, с которыми приходится иметь дело. Из мотивов деловой встречи вы сможете выбрать место с наиболее подходящими характеристиками для правильного потока информации. Имейте в виду, что это не то же самое, что совет для предоставления ежемесячных отчетов, что срочное заседание для принятия важных решений в отношении организации.

Для встреч с немного более критическими темами требуется частное место, такое как зал заседаний, в котором не допускается какое-либо отвлечение или прерывание. При необходимости убедитесь, что у него есть оборудование, необходимое для презентаций, таких как экраны, рога и другие.

Если вместо этого совет, который вы будете выполнять, больше сосредоточен на создании новых идей, классная комната может быть более функциональной. В этом типе места есть доски, на которых можно делать заметки в режиме реального времени, что делает обмен информацией более удобным и интерактивным.

Если эта встреча будет с каким-то клиентом, то главное-оставить хорошее впечатление. Здесь вы можете выбрать место вне офиса, например, тихий ресторан с интернетом. Убедитесь, что это хорошо расположенное учреждение для обеих сторон. Это отличная идея, потому что доступ к еде и напиткам может сделать разговор более приятным.

Если вы в настоящее время предпринимаете и у вас еще нет зала заседаний, доступного для проведения ваших встреч, не волнуйтесь. В настоящее время существуют различные онлайн-сервисы, которые предлагают вам аренду комнат, разработанных специально для ваших официальных встреч. Вы обязательно найдете множество вариантов, которые соответствуют вашим потребностям и возможностям.

7. найдите лучшие условия для вашей встречи

Мы рекомендуем вам не упускать из виду этот момент. В зависимости от сообщения, которое вы хотите передать, это будет то, как вы должны разместить свой зал заседаний. Например:

• Если вы хотите, чтобы все обратили внимание, выберите комнату с хорошей аудиовизуальной технологией, чтобы ваша презентация выделялась.
• Если вы хотите, чтобы все, кто участвует в деловой встрече, приняли участие, разместите места в форме круга, чтобы в общении можно было существовать близость и комфорт.
• Если вы хотите провести большой мозговой штурм и разрешить обмен информацией, позаботьтесь о том, чтобы все участники имели на своем столе повестку дня и ручку, чтобы они записывали свои идеи во время разговора.
• Если вы собираетесь дать важное сообщение для организации, выберите отдельную комнату, в которой будут присутствовать только необходимые люди. Расположите стулья таким образом, чтобы рядом с вами были члены, с которыми у вас есть самые большие темы для обсуждения.
• Если вы хотите иметь беззаботный совет, который передает комфорт и открытость, выберите ресторан, из которого вы хорошо знаете меню. Это позволит вам давать рекомендации по напиткам или блюдам. Вы будете выглядеть добрым и внимательным.

Какое бы место вы ни выбрали, не забудьте проверить его доступность и быть в лучшем состоянии до прибытия ваших гостей. Если ваша встреча будет длительной, постарайтесь, чтобы комната была удобной и имела кондиционер, кофе-брейк и сантехнику.

8. проповедуйте на примере и будьте пунктуальны

Если в приглашении на встречу, которое вы отправили своим сверстникам, вы указали, что необходимо быть пунктуальным, то обязательно соблюдайте его. Как организатор, он прибывает за 15 минут. Это поможет вам держать под контролем любые непредвиденные обстоятельства. Вы также избежите импровизации, потери времени или оставления плохого впечатления.

9. Одет правильно

Если вы не знаете, что надеть на деловую встречу, мы рекомендуем сделать ставку на основные предметы одежды. Это также зависит от типа формальностей, которые указывает встреча. Темные, холодные оттенки демонстрируют серьезность, авторитет и безопасность. Если это изображение, которое вы хотите передать, мы рекомендуем использовать черный или темно-синий набор. Вместо этого, если вы хотите продемонстрировать немного больше открытости, тепла и веселости, предпочитайте нейтральную цветовую одежду, такую как белый, бежевый или серый.