Как упорядочить квитанции?

Выяснение того, как упорядочивать квитанции, может показаться ошеломляющим. После того, как мой муж скончался, я обнаружила, что смотрю на груды неотсортированных писем, которые скопились за время его болезни. Итак, я попробовал популярную систему, которую увидел в социальных сетях, но она была настолько сложной, что куча только росла.

Затем я разработал свой собственный метод упорядочивания квитанций и их хранения. Он разделяет вещи на категории, соответствующие моим налоговым и страховым потребностям, а также моим потребностям в удобстве. Как только я ее наладил, стопки ушли в прошлое.

Но имейте в виду, я делюсь только своим методом, который основан на моей личной ситуации. Я не даю налоговых или юридических консультаций. Типы квитанций, которые нужно хранить, и срок их хранения зависят от моей ситуации. Вам следует обратиться к своим собственным консультантам за консультацией по финансовым, налоговым и юридическим вопросам.

Шаг 1: Сбор.

Начните с сбора квитанций повсюду в нашем доме: в бумажнике, портмоне, на столе, в машине и в ящике для мусора. Вы не будете хранить все, что найдете, поэтому не позволяйте куче завалить вас. Для этого я использовала корзину для белья. Ладно, два.

Шаг 2: Прореживание.

Следующий шаг — исключить квитанции, которые вам, вероятно, не нужны. Начните с определения минимального порога затрат. Если стоимость товара падает ниже указанной, не стоит тратить время на возврат денег или замену, поэтому вы можете выбросить эту квитанцию. (Опять же, спросите своего консультанта.)

Например, я выбрал 30 долларов в качестве отсечения для личного возврата и 10 долларов для Amazon, поскольку это всего лишь мелочь по дороге в спортзал — мне не нужно искать квитанцию или коробку.

Шаг 3: Организация.

Обычно я храню квитанции по четырем основным причинам: налоги, страховка и подтверждение покупки, как долгосрочные, так и краткосрочные. Итак, я начал с сортировки их по этим группам.

Налоговые Вычеты

Налоговое законодательство меняется каждый год, и то, что подлежит вычету, зависит от множества факторов, таких как самозанятость или подработка, поиск работы, семейное положение и т.д. Я сортирую свои квитанции на основе следующих вычетов.

Личные Отчисления

Благотворительные пожертвования: Квитанции на деньги или товары, пожертвованные некоммерческим организациям.
Медицинские и стоматологические расходы: Квитанции за услуги врачей, терапевтов, физиотерапию или трудотерапию, стоматологов, ортодонтов и уход за зрением, включая рецепты и медицинское оборудование.
Расходы на образование: Квитанции за обучение, книги и другие учебные материалы, когда я или мой сын имели право на налоговые льготы или вычеты, связанные с образованием.
Расходы по уходу за ребенком: Квитанции за услуги по уходу за ребенком, когда я имела право на получение кредита по уходу за ребенком и иждивенцами.

Проценты по ипотеке и налоги на имущество: Проценты по ипотеке и налоги на недвижимость уплачены.
Расходы на домашний офис: (я работаю не по найму) Квитанции за коммунальные услуги, канцелярские принадлежности, рекламу, почтовые расходы, офисную мебель, ремонт моего офиса и другие расходы, связанные с ведением бизнеса.
Налоги на недвижимость и движимое имущество: Подтверждение уплаты налогов на другую недвижимость, если у меня были какие-либо значимые предметы личного имущества.

Отчисления От Бизнеса

Расходы на транспортное средство: расходы, связанные с использованием транспортного средства в коммерческих целях.
Расходы на поездки и развлечения: Командировочные расходы и расходы на развлечения, связанные с бизнесом.
Расходы на поиск работы: подтверждение затрат, понесенных при поиске работы в той же области (спасибо, AI apocalypse).
Деловые расходы: Квитанции на канцелярские принадлежности, оборудование, рекламу и деньги, выплаченные сотрудникам и независимым подрядчикам.

Отчисления От Инвестиций И Сбережений

Расходы, связанные с инвестициями: подтверждение начисленных и уплаченных комиссий плюс другие расходы, связанные с управлением инвестициями.
Пенсионные взносы: записи, показывающие взносы на пенсионные счета, которые могут подлежать вычету.

Специализированные Вычеты

Государственные и местные налоги: подтверждение произведенных платежей по государственным и местным подоходным налогам, а иногда и налогу с продаж (в моем штате это касается товаров с высокой стоимостью).
Убытки от несчастных случаев и краж: убытки из-за несчастного случая или кражи.

Страховка

Я на собственном горьком опыте убедился, что если вам нужно подать претензию или урегулировать спор о застрахованных предметах, наличие доказательств является ключевым фактором. Итак, что касается наших автомобилей, дома и всего, что в нем находится, я храню квитанции о покупке, счета за ремонт, оценочные и налоговые отчеты как минимум в течение трех лет после того, как я их продал.

А что касается выплат страховых взносов? Я храню эти квитанции в течение трех лет после даты окончания действия полиса. Они являются гарантией от любых споров о страховании.

Другие Доказательства Покупки

В краткосрочной перспективе я также храню подтверждение покупки на все, что я или получатель подарка, возможно, захотите вернуть. Также квитанции на товары с гарантией, но они обычно попадают в одну из вышеперечисленных категорий.

Шаг 4: Хранение Квитанций.

После того как вы распределили свои квитанции по категориям, соответствующим вашей налоговой и юридической ситуации, следующим шагом будет поиск способа хранения. Для этого крайне важно, чтобы система не только облегчала вам поиск нужных вещей, но и добавляла новые квитанции, чтобы у вас снова не оказалось огромной кучи.

У меня сложные налоги и придирчивый бухгалтер, поэтому я использую систему папок для своих квитанций и большинства других документов. Мой сын, который только начинает свою карьеру и у которого более простые потребности, выбирает метод двойного конверта.

Подход С Двумя Конвертами

Этот простой метод идеально подходит, если вам не нужно отслеживать множество категорий квитанций. Вот как это сделать.:

Прикрепите два больших конверта из плотной бумаги где-нибудь под рукой, например, внутри дверцы шкафа. Отметьте один как временный, на другом напишите год.
Когда придете домой, положите свои квитанции во временный конверт.
Раз в месяц просматривайте временную и прореживайте квитанции, которые вам не нужно хранить.
Добавьте хранители во второй конверт и сделайте пометку на лицевой стороне.
В конце года замените ее новым конвертом. Храните заполненные годовые конверты вместе в специальной коробке.

Нужно будет найти квитанцию позже? Просто проверьте списки на конвертах за этот период времени. Проще простого!

Классический Метод Подачи Документов

Я использую классический подход, который включает в себя развешивание файлов по папкам.

У меня есть папка для каждой из вышеперечисленных категорий, плюс дополнительная с пометкой “Временная”.
По мере поступления квитанции на товары, связанные с налогами, крупными суммами и гарантией, помещаются в соответствующие папки.
Все остальное? Я помещаю их во “Временные”.
Когда приходят выписки с банковских счетов или кредитных карт, я сверяю расходы с квитанциями в моей временной папке, выбрасываю те, которые мне не нужно хранить, и подшиваю остальные.

Шаг 5: Обычная Очистка.

Раз в год — в идеале во время уплаты налогов — просматривайте свои файлы и убирайте вещи, не связанные с налоговыми вычетами, страховыми случаями или платежами, или которые все еще находятся на гарантии.

Что касается квитанций, не облагаемых налогом, Налоговое управление США может попросить просмотреть записи семилетней давности и на неопределенный срок, если есть подозрение на мошенничество. Итак, если у вас нет специалиста по налогообложению, с которым можно проконсультироваться, перестрахуйтесь и храните эти квитанции в течение полных семи лет.

Шаг 6: Резервное Копирование Для Обеспечения Безопасности.

Есть квитанции двух видов, которыми вы абсолютно не хотите рисковать потерять.

Зарегистрированные налоги и подтверждение платежей, которые вы произвели правительству.
Распечатанные копии вашего страхового полиса и всех поправок, а также квитанции обо всех связанных платежах.

Мы живем в “Аллее Торнадо”, поэтому я храню наши квитанции в сейфе вместе со свидетельствами о рождении, военными документами и тому подобным. Также может подойти несгораемый, водонепроницаемый домашний сейф или сумка для документов.

Как я понял, когда, наконец, покорил свою бумажную кучу, знание того, где находятся ваши самые важные документы и что они защищены, стоит каждой секунды, потраченной на упорядочивание ваших квитанций.