Со всеми входными данными, информацией и беспорядком, которые приходят в нашу жизнь сегодня, простое пребывание на вершине всего этого создает столько стресса и разочарования, и это часто может привести к чувству беспомощности и беспокойства. В большинстве случаев вы просто не знаете, с чего начать, когда хотите научиться быть организованным.
Однако, на самом деле, этому можно научиться.
Разработав несколько стратегий и методов и создав систему, которая быстро справляется со всеми этими входными данными, вы, наконец, сможете получить контроль над своим беспорядком и, что более важно, оставаться свободным от беспорядка.
Вот несколько правил, которые помогут вам на пути к жизни без беспорядка.
1. Не используйте рабочий стол вашего компьютера для хранения
Рабочий стол вашего компьютера не предназначен для хранения ваших файлов. Ваш рабочий стол должен быть чистым и без файлов. Загроможденный рабочий стол не только замедляет работу вашего компьютера, но и делает поиск вещей мучительно медленным.
Вместо этого, когда вы узнаете, как быть организованным, создайте базовую структуру папок внутри папки «Документы». Теперь это должно сработать для вас, но постарайтесь не усложнять ситуацию. Что вы можете сделать, так это подумать о том, какие файлы вам нужно будет хранить, и разделить их на личные и профессиональные. Что касается меня, то в папке “Документы” у меня есть две папки “Основы”, одна называется «работа», а другая — «личная». Внутри них у меня есть вложенные папки, организованные в соответствии с моими различными ролями или категориями.
Это просто, и это позволяет мне быстро находить то, что мне нужно, когда мне это нужно.
Теперь я понимаю, что в течение дня, когда вы выполняете свою работу, вам может понадобиться быстрый доступ к определенным изображениям и файлам, и их можно временно оставить на рабочем столе. Тем не менее, возьмите за привычку очищать свой рабочий стол в конце каждого дня в рамках процедуры закрытия (подробнее об этом позже).
2. Научитесь использовать функции поиска на вашем компьютере
Меня удивляет, как мало людей знают, как находить документы на своем компьютере с помощью простого сочетания клавиш, но это одна из самых простых вещей, которые можно сделать, когда вы учитесь быть организованным. Например, на Mac с помощью CMD + Пробел открывается поиск spotlight, и вы можете ввести дату, тип файла, ключевое слово или имя файла.
На компьютере с Windows [1] откройте кнопку «Пуск» и начните вводить файл, который вы ищете.
В обоих случаях вам не нужно точное имя файла. Просто введите несколько букв, и через несколько секунд у вас будет нужный файл.
Когда вы узнаете, насколько полезны функции поиска на вашем компьютере, вам будет гораздо удобнее удалять все эти файлы, разбросанные по вашему рабочему столу, и помещать их в соответствующую папку на вашем компьютере.
3. Держите свой стол подальше от беспорядка
Как и на рабочем столе вашего компьютера, на рабочем столе вашего стола также не должно быть файлов и беспорядка. Используйте ящики для тех бумажных документов, которые обычно лежат на вашем столе — загроможденный стол не способствует вдохновенной работе[2].
Кроме того, взгляните на свое рабочее пространство и спросите, нужно ли то, что находится на вашем столе. Часто у нас на столах лежат вещи, которые не имеют для нас никакого смысла и не имеют никакой сентиментальной ценности. Это просто то, что у нас всегда было на столе. Если вам это не нужно или это вас не вдохновляет, удалите это.
И пока мы говорим о вашем столе, примите решение на этой неделе, что вы пройдетесь по ящикам своего стола и уберете все старые ручки, чашки и другой мусор, который накопился за годы. Поверьте мне, процесс уборки ваших ящиков и удаления всего беспорядка на вашем столе придаст вам новую энергию и даст толчок к творчеству, которое было отодвинуто на задний план. Вам снова понравится работать за своим столом.
Фотографии ваших близких и несколько вдохновляющих сувениров подойдут. Просто не сходите с ума от них. Сведите их к минимуму.
4. Создайте процедуру закрытия
Это отличный способ убедиться, что вы храните свои файлы и другие вещи в порядке, поэтому сделайте это необходимым навыком, чтобы научиться быть организованным. Выделите себе десять-двадцать минут перед тем, как закончить работу в течение дня, чтобы привести в порядок свои рабочие столы.
Переместите свои файлы на их законное место и удалите все, что вам больше не нужно. В течение дня у меня часто накапливается много скриншотов, и если я их не удаляю, в конце дня они вскоре начинают накапливаться.
Прежде чем выключить компьютер на день, я убираю их, удаляю скриншоты, если они мне больше не нужны, и оставляю файл на рабочем столе свободным. Это прекрасный способ начать следующий день с чистого стола и чистого рабочего стола компьютера.
5. Включите в свою жизнь менеджер списков дел
Запись ваших задач и обязательств в заметках post-it только поощряет беспорядок. Конечно, может показаться отличной идеей прикрепить их к своему компьютеру, чтобы вы ничего не забывали, но со временем вы к ним привыкаете. Они просто становятся частью вашего стола, и вы их игнорируете.
Удалите их. Возьмите свои задачи и обязательства и поместите их в менеджер списков дел. Независимо от того, используете ли вы Windows или Mac, они оба поставляются с менеджерами списков дел. Используйте их с пользой.
Вам не нужно создавать сложную структуру списка дел. Все, что вам нужно, это почтовый ящик для быстрого ввода и возможность датировать задачи, когда они нуждаются в выполнении.
Я использую простую структуру в своем менеджере списков дел. Я использую систему, которую я называю системой временных секторов [3], где я создаю шесть папок:
- Входящие
- На этой неделе
- На следующей неделе
- В этом месяце
- В следующем месяце
- Долгосрочный / отложенный
Затем, что бы я ни собирал, единственное решение, которое мне нужно принять: когда я собираюсь выполнить задачу? Затем я могу поместить задачу в соответствующую папку.
Одна из главных причин беспорядка на столах (и в сумках) — это все те маленькие кусочки бумаги, которые вы используете для записи важной информации и телефонных номеров или адресов электронной почты. Когда они накапливаются, их легко потерять, и вы тратите много времени на их поиск.
Используйте для этого свои цифровые устройства. Вы можете сфотографировать письменную заметку. Вы можете быстро добавить номер телефона или адрес электронной почты в свой менеджер списков дел (или приложение notes), и если у вас настроена синхронизация между вашими устройствами, у вас будет доступ к информации на всех ваших устройствах. И более того, это будет доступно для поиска.
6. Установите еженедельное время для очистки ваших устройств
Это область, которая может быстро подкрасться к вам, поэтому найдите время, чтобы выработать эту привычку, пока вы учитесь быть организованным. В наши дни снимать фотографии и видео на наших телефонах слишком просто. Мы делаем снимок и просто оставляем его в нашем фотоальбоме.
Со временем в наших электронных фотоальбомах появляются тысячи фотографий, которые не стоит хранить. Я трачу около десяти минут на выходные (обычно в воскресенье вечером), удаляя все изображения, которые я больше не хочу хранить. Это сокращает мои потребности в цифровом хранилище, что экономит деньги, и означает, что все фотографии в моем фотоальбоме — это фотографии, которые я хочу сохранить.
Я делаю то же самое со своей папкой загрузок. Мы часто загружаем PDF-файл, намереваясь прочитать его позже, а затем полностью забываем об этом. Со временем у нас остаются сотни PDF-файлов и других документов, которые нам больше не интересны или которые нам больше не нужны. Удалите их или запишите в файл. Просто не оставляйте их в папке с загрузками.
Если вы хотите оставаться свободным от беспорядка, эта привычка вознаградит вас. Выполняя это еженедельно, вы будете тратить около тридцати минут каждую неделю на уборку и подачу документов. Если вы этого не сделаете, вам придется потратить день или два на то, чтобы разобраться со всем, и у вас будет ощущение, что вы потратили эти дни впустую.
7. Проводите ежегодную уборку
Один из моих ежегодных ритуалов — очистить все мои папки и заметки. Я беру выходной с работы и провожу день, просматривая все на своем компьютере и удаляя все, что больше не имеет никакой ценности.
Для этого я выбираю зимние каникулы. Мало того, что это конец года, но многие компании находятся в отпуске, и все, как правило, спокойнее.
Я просматриваю все свои рабочие и личные папки и вычищаю все, что мне больше не нужно. Я также архивирую много файлов на внешний жесткий диск — на случай, если они понадобятся позже.
Это также хорошее время, чтобы очистить папки с электронной почтой. Электронная почта может стать бездонной ямой писем, которые вам больше не нужны. Пройдите и очистите их. Вы почувствуете себя намного лучше, когда сделаете это.
С помощью электронной почты вы также можете объявить себя банкротом электронной почты и просто удалить все из своего почтового ящика (или, если вам неудобно это делать, объявить “мягкое» банкротство электронной почты, и вы переместите все свои письма в папку под названием «Старый почтовый ящик”).).
Это может показаться радикальным шагом, но невероятно, насколько яснее вы становитесь. Вы видите, за что вы держались, что вы, возможно, упустили, и у вас появляется гораздо больше свободного места на следующий год.
8. Делайте понемногу, часто
Я узнал это давным-давно. Много лет назад я пытался стать продавцом. У меня это с треском провалилось, но во время обучения я следил за опытным коллегой. В один из дней, когда я следила за ней, она должна была заполнить и подать отчет о своих расходах за месяц.
Я живо помню, как она открывала бардачок в своей машине и вытаскивала оттуда пачки квитанций, а затем старательно добавляла их в отчет о расходах — в те дни мы все делали на бумаге. Четыре часа спустя она, наконец, закончила отчет.
Помню, в то время я думал, что это не лучший способ сделать это. Когда у меня появился шанс отправиться в одиночку, я начал останавливать свою машину на парковке по дороге домой и добавлял расходы за этот день в свой расходный лист. Это заняло у меня несколько минут, и поскольку я делал это в тот же день, я точно помнил, для чего предназначалась каждая квитанция.
Когда вы научитесь быть организованным, вы сможете использовать этот принцип практически для всего. Очищайте свой почтовый ящик каждый день, удаляйте скриншоты с рабочего стола и опустошайте сумку в конце недели, а также выбрасывайте все, что вам больше не нужно.
Часто, делая немного, все становится намного проще, и у вас не возникает того умственного отставания, когда у вас возникает это ноющее чувство в глубине вашего сознания, говорящее вам, что вы должны что—то сделать — только вы не можете вспомнить, что это за что-то.
Заключительные мысли
Если это не приходит к вам естественным путем, обучение тому, как быть организованным, может потребовать времени и усилий, но в конечном итоге оно того стоит. Избавление от беспорядка помогает вам во многих отношениях. У вас более приятная рабочая обстановка, а устранение беспорядка в вашем окружении также помогает очистить ваш разум. Кроме того, находить вещи стало проще, а это значит, что ваша общая производительность зашкаливает. Выберите приведенные выше стратегии, которые помогут вам в повседневной жизни, и начните организовывать свою жизнь уже сегодня.