Создание плана обеспечения непрерывности бизнеса (BCP) является важной мерой для владельцев малого бизнеса, поскольку это позволит вашему бизнесу продолжать функционировать в трудные времена и как можно быстрее оправиться от потрясений.
Вкратце, BCP — это краткое изложение процедур, которые вы предпримете, чтобы помочь вашему бизнесу подготовиться к событиям, которые могут вызвать сбои, таким как кибератака, стихийное бедствие или глобальная пандемия. Если у вас его еще нет, не волнуйтесь – еще не слишком поздно. Донна Торрес, директор по малому бизнесу Xero, объясняет, что в нынешних условиях чрезвычайно полезно создать план, который поможет вам спланировать последствия Covid-19 и максимально свести к минимуму сбои.
Есть несколько важных областей, о включении которых следует подумать в свой BCP. К ним относятся:
Цель – определите цель плана.
Область применения – Укажите людей, местоположения и бизнес-действия / процессы, для которых предназначен BCP. Сюда входят ваши сотрудники, местоположения и отделы или команды.
Обязанности – Определите ключевые контакты для людей во время мероприятия и после него, а также роли, которые им назначены.
Ресурсы – Если ваш бизнес в основном работает в сети, определите инструменты, необходимые вам или вашим сотрудникам для продолжения работы. Спросите себя – доступны ли эти инструменты для использования за пределами обычного рабочего места? Сколько сотрудников требуется для обслуживания ресурсов?
Заинтересованные стороны – Определите тех, кто не связан с вашим бизнесом, кто играет ключевую роль в обеспечении эффективной работы. Ключевыми заинтересованными сторонами могут быть онлайн-провайдеры, поставщики, клиенты и т.д.
Временная шкала – Создайте временную шкалу для определения этапов мероприятия, на которых внедряется ваш BCP.
При выполнении вашего BCP вам может потребоваться использовать несколько ключевых инструментов для поддержки вашего плана и поддержания вашего бизнеса в рабочем состоянии. Внедрение определенных облачных технологий может помочь реализовать удаленную и гибкую работу, позволяя вам сотрудничать в режиме реального времени. Некоторые инструменты, которые следует рассмотреть, включают:
DocuSign – Этот инструмент позволяет вам и вашим коллегам легко подписывать формы в электронном виде. Он шифрует электронные документы и электронные подписи, а также создает для них уникальный хэш. Этот хэш можно использовать для проверки подлинности; он может указывать, не соответствует ли документ подписанному документу, который был первоначально загружен.
Miro – Miro — это платформа для совместной работы на доске, идеально подходящая для мозгового штурма. Ваша команда может совместно работать над холстами и добавлять визуальные элементы, помогающие создавать новые и захватывающие идеи. Вы также можете создать информационные центры, чтобы держать в курсе всех заинтересованных сторон проекта.
Google Drive – Google Drive — популярный инструмент, который предлагает место для удобного хранения файлов и обмена ими. Вы можете точно решить, кто может получить доступ к определенным файлам, а также уровень доступа, и он способен хранить большие файлы, которые нельзя отправить по электронной почте.
Slack – Этот облачный инструмент коммуникации позволяет создавать чаты, организованные по темам, отправлять прямые сообщения и документы, а также совершать голосовые или видеозвонки любому сотруднику вашей практики. Он может использоваться на базовом уровне, но также имеет множество более сложных функций, которые можно изучить.
Dropbox – Dropbox начинался как сервис обмена файлами, но с тех пор он эволюционировал для улучшения совместной работы. Например, вы можете комментировать файлы, добавленные вашими клиентами. Dropbox Paper позволяет вашей команде и клиентам работать над документами одновременно, а также вы можете назначать задачи и составлять списки дел.
Xero – Xero предлагает облачную бухгалтерскую программную платформу для малого и среднего бизнеса. Его единая бухгалтерская книга позволяет пользователям совместно работать с одним и тем же набором книг независимо от их местоположения или устройства. Некоторые из его функций включают автоматические банковские переводы, выставление счетов, заказы на покупку и стандартную бизнес-и управленческую отчетность.
Кризисы, к сожалению, могут произойти в любое время, и бизнес-ландшафт часто трудно предсказать. Чтобы как можно лучше пережить трудные времена, важно смотреть в будущее, приводить бизнес-план в соответствие с текущими условиями и делать все возможное для бесперебойного выполнения операций.
Инструменты, подобные перечисленным выше, наряду с надежным BCP, помогут гарантировать, что предприятия смогут продолжать работать и сотрудничать в более сложные времена. Это может показаться непосильным, но существует множество отличных ресурсов, которые помогут вам настроить BCP.