Отношения, связанные с формированием, учетом, хранением и использованием Национального архивного фонда, и другие основные вопросы архивного дела регулируются Законом «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях» от 24.12.1993 г. № 3814-XII (далее — Закон № 3814).
Согласно статье 1 Закона № 3814:
- архивное дело — отрасль жизнедеятельности общества, которая охватывает научные, организационные, правовые, технологические, экономические и другие вопросы деятельности юридических и физических лиц, связанные с накоплением, учетом, хранением архивных документов и использованием сведений, которые в них содержатся;
- архивный документ — документ независимо от его вида, вида материального носителя, информации, места, времени создания и места хранения и формы собственности на него, который прекратил выполнять функции, для которых был создан, но хранится или подлежит хранению, учитывая значимость для лица, общества или государства или ценность для владельца как объект движимого имущества. Кстати, архивы ФРГ доступны на страницах нашего специализированного сайта.
Документы национального архивного фонда могут находиться в любой форме собственности, предусмотренной Конституцией и законами Украины.
Владелец владеет, пользуется и распоряжается документами Национального архивного фонда с учетом ограничений, предусмотренных законом. Владелец документов Национального архивного фонда и другие лица, которые пользуются указанными документами, не имеют права их уничтожать, повреждать или изменять содержание этих документов (ст. 9 Закона № 3814).В частности, ответственность за обеспечение сохранности бухгалтерских документов возложена на собственника или уполномоченный им орган наравне с ответственностью за организацию бухгалтерского учета, обеспечение фиксирования фактов осуществления всех хозяйственных операций в первичных документах (ч. 3 ст. 8 Закона о бухучете).
В соответствии со статьей 27 Закона Украины «Об информации» от 02.10.1992 г. № 2657 — XII документ — это предусмотренная материальная форма получения, хранения, использования и распространения информации путем фиксации ее на бумаге, магнитной, кино-, видео-, фотопленке или на другом носителе.
Обязанность юридических и физических лиц обеспечивать сохранение Национального архивного фонда (НАФ) и способствовать его пополнению, прямо закреплена в статье 4 Закона № 3814.
Национальный архивный фонд — это совокупность архивных документов, отражающих историю духовной и материальной жизни украинского народа и других народов, имеющих культурную ценность и являются достоянием украинской нации.
В соответствии с пунктом 1.1.1. раздела 1 Основных правил работы государственных архивов Украины, одобренных коллегией Государственного комитета архивов Украины, протокол 03.02.2004 г. № 2 (далее — правила работы госархивов) формирования НАФ осуществляется на основании экспертизы ценности документов. НАФ формируется из документов, накопившиеся за время деятельности органов государственной власти, органов местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций всех форм собственности, граждан и их объединений, а также документов историко-культурного наследия Украины, созданных за пределами Украины или вывезенных за границу, и документы иностранного происхождения, касающиеся истории Украины. Источниками формирования НАФ выступают юридические и физические лица — создатели и/или владельцы документов, подлежащих внесению в НАФ (п. 4.1.1 г. 4 Правил работы госархивов).
Обращаем внимание: в течение года с начала деятельности предприятие должно обратиться в один из государственных архивов по своему местонахождению для проведения экспертизы ценности документов с целью их возможного внесения в Национальный архивный фонд.
Отсутствие у субъектов хозяйствования документов НАФ не означает, что документы, которые создаются в процессе хозяйственной деятельности, не должны храниться. Предприятия и предприниматели обязаны выполнять требования, установленные нормативными документами, относительно сроков и порядка хранения и уничтожения документов. Несоблюдение этих требований влечет за собой административную, а в некоторых случаях — уголовную ответственность.