Есть огромное количество причин для деловых поездок бизнесмена. Возможно, ваша должность и работа требует частых командировок. Какой бы не была причина поездки, для того, чтобы она прошла удачно, перед отъездом вы должны иметь ответы на такие вопросы:
1. Почему я еду? Вам необходимо четко осознавать цели вашей командировки. Задачи, поставленные перед вами, должны быть
известны также тем лицам, которые будут встречать Вас и работать с вами во время командировки. Понимание ожидаемых
результатов поможет всем чувствовать себя комфортно и уверенно, сосредоточиться на подготовке к предстоящей работы, что в
свою очередь, безусловно, станет залогом эффективного использования рабочего времени.
- 3. 3 кем мне необходимо встретиться, кому надо перезвонить во время поездки? «Свалиться на голову» кому-то из ваших партнеров или клиентов, приехав без предупреждения, — откровенная грубость. Такого рода поездка-экспромт может быть (и скорее всего окажется) мало или абсолютно неэффективной. Ведь к клавши определенных усилий для того, чтобы добраться до места назначения, вы можете выяснить, что нужный вам человек будет отсутствовать в течение следующей недели. Хорошие манеры требуют заранее предупредить о своих планах относительно поездки, а также максимально приблизить свой график с графиком принимающей стороны, сделав его самым удобным для хозяев.
- 4. Что мне необходимо взять с собой? Значение, ценность, эффективность ваших встреч во время командировки могут быть в значительной мере снижены, если вы не будете иметь необходимых материалов и документов. Если вы заранее зададите себе такой вопрос, это поможет вам не только не забыть нужные бумаги и другие материалы, но и проверить, насколько они готовы.
- 5. Каким будет следующий после поездки шаг? Ваша командировка может быть лишь одним шагом по длинной дороге, по которой направляется ваша фирма/компания к поставленным целям. Если вы будете знать конечную цель, вам будет легче избежать остановок и обходов.
Куда бы не была ваша деловая поездка — в город, до которого можно добраться за 20 минут, или на Гавайи, каждую минуту вашей командировки вы представляете свою компанию, и поэтому ваше поведение, обращение имеют огромное значение. К тому же, чем больше времени вы проводите в поездках https://joinjapan.jp/ja/uslugi/organization-of-business-trips/, за пределами офиса, тем больше вы демонстрируете и подтверждаете свою способность самостоятельно выполнять поставленные задачи, принимать необходимые решения и делать логические выводы.
Готовы ли вы? Дать ответ вам помогут приведенные ниже вопросы для самооценки.
ВОПРОСЫ ДЛЯ САМООЦЕНКИ.
Ответьте «Да» или «Нет»
- 1. После окончания вашего командировке вы должны отправить благодарственное письмо лицам или организациям, которые помогали вам во время поездки.
- 2. Когда вы путешествуете по делам, вы не на работе, не в офисе, поэтому допустим не так внимательно смотреть за прической, носить не костюм, а комфортный спортивная одежда и планировать отдых во время вашей командировки.
- 3. Во время светских мероприятий с вашими деловыми партнерами-хозяевами, с которыми вы встречаетесь в командировке, вы можете пить столько алкогольных напитков, сколько вам заблагорассудится: ведь принимающая сторона желает, чтобы вы получили удовольствие и хорошо провели время, к тому же, за все было заплачено заранее.
- 4. Иметь дело с деловыми партнерами из других городов, регионов или стран значительно легче, если вы предварительно ознакомитесь с необходимой информацией о людей/компанию/место, которые вы посещаете.
- 5. Когда вы находитесь в новом городе или новой стране, хозяева простят вам опоздание на встречи и переговоры, понимая, что вы нехорошо знаете местность и вам трудно ориентироваться и находить дорогу.
- 6. Выходя из зала заседаний на конференции, уезжая из отеля, прощаясь в аэропорту, стоит обнять как можно больше людей, чтобы они могли понять, каким открытым человеком вы являетесь и какое удовольствие вы получаете от общения с ними.
Если вы часто путешествуете, то, очевидно, как и все, кто много ездит, уже пришли к выводу о том, что самым важным в дороге есть самообеспеченность и максимальное соблюдение устоявшегося ежедневного режима.
Заранее планируйте свою поездку и при этом старайтесь максимально придерживаться привычного и удобного для вас режима, повседневного ритма. Это в значительной мере поможет вам лучше приспособиться к непривычным, новым условиям, людей и окружения.
Начинайте планировать свою поездку, как только будут окончательно определены ее дать. Не стоит ждать каких-то особых условий, сразу приступайте к заказу билетов и места в гостинице: со временем их вряд ли станет больше, а стоимость, если и уменьшится, то ненамного.
Сделав это, приступайте к составлению списка информации, необходимой для успешного прохождения вашей командировки. В этом списке должны быть:
· Информация о вашем полет до места назначения: номер рейса, время и место вылета и прибытия, название авиакомпании и соответствующие телефонные номера.
· Информация о необходимом вам наземный транспорт: название агентства, где вы арендовали/заказали машину; подтверждения вашего заказа.
· Название отеля, в котором вы будете проживать, его адрес, телефонные номера, а также номер вашего заказа.
· Время и места запланированных на период командировки встреч (если возможно, с соответствующими телефонными номерами).
· Имя хозяина (имена хозяев), номера Его (их) телефонов и факсов, а также, при наличии, электронный(е) адрес (- а).
· Информация по организации питания (при наличии таковой).
· Запланированы вечерние светские мероприятия.
· Информация о вашем обратный путь: номер рейса, время И место вылета и прибытия, название авиакомпании и соответствующие номера.
Составив такой список, сделайте его копии, одну отдайте своему помощнику/секретарю или начальнику, другую — кому-то из членов вашей семьи или другу. Изложенная информация поможет при необходимости связаться с вами в любое время, а также быть в курсе возможных непредвиденных изменений в ваших планах (задержка самолета, переселение в другой номер или гостиницу и т. др.).