Калькуляция затрат на основе деятельности (ABC) — это метод учета, который позволяет предприятиям собирать данные о своих операционных расходах. Затраты присваиваются конкретным видам деятельности, таким как планирование, проектирование или производство, а затем эти виды деятельности связываются с различными продуктами или услугами. Таким образом, метод ABC позволяет бизнесу решать, какие продукты, услуги и ресурсы повышают свою прибыльность, а какие приводят к убыткам. После этого менеджеры могут генерировать данные для составления более точного бюджета и получать более полное представление о расходах, необходимых для бесперебойной работы компании. Как правило, калькуляция затрат на основе деятельности наиболее эффективна при использовании в течение длительного периода времени, в отличие от краткосрочных решений, таких как теория ограничений (TOC).
Калькуляция затрат на основе деятельности впервые получила известность в начале 1980-х годов. Она возникла как логичная альтернатива традиционным системам управления затратами, которые, как правило, давали недостаточные результаты при распределении затрат. Профессор Гарвардской школы бизнеса Роберт С. Каплан был одним из первых сторонников системы ABC. Хотя ABC используется в основном для частного бизнеса, в последнее время она используется на общественных форумах, таких как те, которые измеряют эффективность правительства.
КАК РАБОТАЕТ КАЛЬКУЛЯЦИЯ ЗАТРАТ НА ОСНОВЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Программы калькуляции затрат на основе деятельности требуют надлежащего планирования и приверженности со стороны высшего руководства. Если возможно, лучше всего провести пробное исследование или тестовый запуск в отделе, чьи показатели получения прибыли не соответствуют ожиданиям. Подобные ситуации имеют больше шансов на успех и демонстрируют ответственным лицам, что ABC — это жизнеспособный способ для компании сэкономить деньги. Если в этом пилотном исследовании не определены меры экономии, либо система калькуляции затрат на основе деятельности была внедрена ненадлежащим образом, либо она может оказаться неподходящей для компании.
Первое, что бизнес должен сделать при использовании ABC, — это создать команду, которая будет отвечать за определение того, какие действия необходимы для рассматриваемого продукта или услуги. В эту команду должны входить эксперты из разных областей компании (включая финансы, технологии и человеческие ресурсы) и, возможно, также внешний консультант.
После того, как команда собрана и собраны данные по таким темам, как коммунальные услуги и материалы, наступает время определить элементы каждого вида деятельности, которые стоят денег. Здесь очень важно внимание к деталям, поскольку многие из этих затрат могут быть скрытыми и не совсем очевидными. Как написала Джойс Чатчиан-Ферранти в статье для Computerworld: «Главное — определить, из чего складываются постоянные затраты, такие как стоимость телефона, и переменные затраты, такие как стоимость каждого телефонного звонка». Далее Чатчиан-Ферранти отмечает, что, хотя во многих случаях технологии заменили затраты на человеческий труд (например, в системах голосовой почты), бизнес-менеджер все равно должен изучить скрытые затраты, связанные с поддержанием сервиса. Затраты, не связанные с деятельностью, такие как прямые материалы и услуги, предоставляемые извне компании, обычно не нужно учитывать, поскольку это было сделано ранее.
Как только все эти затраты определены и отмечены, информация должна быть введена в компьютерное приложение. Чатчиан-Ферранти объясняет, что программное обеспечение может представлять собой простую базу данных, готовое программное обеспечение ABC или настроенное программное обеспечение. В конечном итоге это даст компании достаточно данных, чтобы выяснить, что они могут сделать для увеличения нормы прибыли и повышения эффективности деятельности.
После того, как у предприятия будет достаточно времени для анализа данных, полученных с помощью калькуляции затрат на основе деятельности, и определения того, какие виды деятельности являются экономически эффективными, оно может затем решить, какие шаги можно предпринять для увеличения прибыли. Виды деятельности, которые считаются чрезмерно дорогостоящими, затем могут быть переданы на аутсорсинг, сокращены или вообще устранены в попытке сделать их более прибыльными. Внедрение этих изменений известно как управление на основе деятельности (ABM).
ПОТЕНЦИАЛЬНЫЕ ПОДВОДНЫЕ КАМНИ КАЛЬКУЛЯЦИИ ЗАТРАТ НА ОСНОВЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Компании, внедряющие калькуляцию затрат на основе деятельности, рискуют потратить слишком много времени, усилий и даже денег на сбор и обработку собираемых данных. Слишком много деталей может привести к разочарованию менеджеров, участвующих в ABC. С другой стороны, недостаток детализации может привести к нехватке данных. Другим очевидным фактором, который, как правило, способствует снижению эффективности калькуляции затрат на основе деятельности, является простое бездействие в соответствии с результатами, которые предоставляют данные. Обычно это происходит в компаниях, которые изначально не хотели пробовать ABC.
В 1999 году Гэри Кокинс написал статью, предназначенную для сертифицированных бухгалтеров, которым трудно охватить калькуляцию затрат на основе деятельности. В книге «Учимся любить азбуку» Кокинс объясняет, что калькуляция затрат на основе деятельности обычно работает лучше всего с минимальным количеством деталей и оценочных показателей затрат. Он подтверждает это, заявляя, что «обычно, когда бухгалтеры пытаются применять ABC, они стремятся к уровню точности, которого трудно достичь и который отнимает много времени — и который в конечном итоге становится смертельным исходом проекта».
В 2000 году Кокинс написал еще одну статью под названием «Преодоление препятствий на пути внедрения калькуляции затрат на основе деятельности». В этой работе Кокинс отметил, что «проекты калькуляции затрат на основе деятельности часто терпят неудачу, потому что руководители проектов игнорируют основное правило: лучше быть приблизительно точным, чем быть точно неточным. Когда дело доходит до ABC, «достаточно близко» — это не только достаточно хорошо; «достаточно близко» часто является секретом успеха «. Кокинс также отмечает, что использование средних ставок затрат, использование чрезмерно подробной информации и неспособность связать информацию с действиями также могут препятствовать проектам ABC. Понимая эти концепции, Кокинс считает, что CPA могут повысить свою роль в качестве деловых партнеров и консультантов.
Другим ограничивающим фактором является то, что программное обеспечение для расчета затрат на основе деятельности может быть дорогостоящим. Как писал Марк Хенрикс в статье 1999 года для Entrepreneur: «Большинство практикующих ABC считают, что для выполнения задачи требуется специальное программное обеспечение ABC. По цене от 6000 долларов США за один пакет, продаваемый ABC Technologies, программное обеспечение может значительно увеличить расходы на этот тип метода учета. Однако есть несколько пилотных пакетов, доступных за 500 долларов.»
Время также может быть фактором для компаний, ищущих быстрое решение. Хенрикс отмечает, что «хотя некоторые компании видят результаты почти мгновенно, большинству предприятий обычно требуется около трех месяцев, чтобы ощутить преимущества ABC. И в зависимости от вашего продукта или бизнес-цикла это может занять гораздо больше времени «.
КАЛЬКУЛЯЦИЯ ЗАТРАТ НА ОСНОВЕ деятельности И МАЛЫЕ ПРЕДПРИЯТИЯ
Раньше единственными предприятиями, использующими калькуляцию затрат на основе деятельности, были крупные корпорации. Сегодня это не так. Такие сферы услуг, как банки, больницы, страховые компании и агентства недвижимости, добились успеха благодаря ABC. Но с момента своего создания калькуляция затрат на основе деятельности, по-видимому, была более успешной, когда ее внедряли крупные компании, а не мелкие. Как отметил Хенрик, «Компании, имеющие всего несколько продуктов и рынков, вряд ли получат такую же выгоду от привязки затрат к видам деятельности, как компании, работающие с разнообразными продуктами, линиями обслуживания, каналами и клиентами». Но поскольку настройка калькуляции затрат на основе деятельности для бизнеса обычно занимает меньше времени для небольшого проекта, малый бизнес, который не уверен в эффективности ABC, может рассмотреть простую тестовую программу, чтобы определить, подходит ли она для него.
Дуглас Т. Хикс — один из экспертов, который считает, что для малого бизнеса настало время внедрить калькуляцию затрат на основе деятельности. В опубликованной в 1999 году в Journal of Accountancy статье под названием «Да, ABC — это тоже для малого бизнеса» Хикс представил тематическое исследование одного из своих клиентов, небольшого производителя, производящего компоненты для автомобильной промышленности. Хикс подробно рассказал, как они смогли утроить продажи и увеличить прибыль в пять раз за четырехлетний период после внедрения ABC. «Значительная часть этого улучшения была достигнута благодаря выгодному сочетанию контрактов, сгенерированных в процессе калькуляции затрат, который более точно отражает фактическую структуру затрат компании», — заявил Хикс. «Это позволило компании улучшить управление своими контрактами». Выделение и измерение стоимости перемещения материалов и использование данных для обоснования многих операционных изменений были другими факторами, на которые Хикс ссылался для успеха, которого его клиент добился с ABC.
Хикс также отметил изменение отношения руководства после успеха ABC: «На важном, но менее ощутимом уровне знания руководства и отношение к информации о затратах претерпели существенные изменения. Если раньше у менеджеров был свой способ измерения влияния управленческих действий на затраты, то теперь они измеряют эти затраты формальным, единообразным способом. Когда менеджеры обдумывают изменения, у них есть ментальная модель, которая направляет их к изменениям, которые действительно приносят пользу организации «.
Далее Хикс сказал, что «любая организация малого или среднего размера может разработать систему ABC. Это не требует больших затрат времени или финансовых ресурсов. Она также не требует внедрения специального программного обеспечения— интегрированного в главную книгу, хотя для более крупных организаций это может быть преимуществом. Для этого требуется только, чтобы руководство рассматривало свои операции через «призму ABC» и создало модель, которая позволит ему измерять затраты в соответствии с этим представлением «.
Гэри Кокинс, директор по промышленности известной фирмы ABC software and services, склонен согласиться с Хиксом. В своей книге «Управление затратами на основе деятельности: как заставить это работать» он провозгласил, что «В течение 10-20 лет у каждого будет своего рода азбука. Это вопрос «когда», а не «если».»